根据《高等学校档案工作规范》的要求，结合我校实际工作，制定本《细则》。

 一、立卷原则

     1．档案必须集中统一管理、确保完整和安全，任何部门和个人不得图方便，将应当归国家的档案私自存放起来。

     2．严格实行由文书部门、业务部门立卷制度。档案馆应积极协助、指导立卷工作。

     3．文件材料收集、立卷、归档工作要纳入部门工作计划和管理制度，纳入有关人员的职责范围；做到布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。

     4．各部门、单位要有一名负责人分管档案工作，并根据工作分工确定专、兼职档案人员具体负责档案工作。

     二、归档范围

     1．归档的文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证系统、准确、完整。

     2．归档材料必须具有参考价值、凭证价值和研究价值。

     3．归档的文件材料必须遵循其形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。

     4．归档的主要内容见各类文件材料归档范围。

     5．归档的重点是本校工作形成的文件材料，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位来文。上级文件以针对本校的指令性、指导性文件为主。

     6．不归档的文件材料。

     ⑴上级普发供参阅、不需办理的文件材料。

     ⑵上级发来供参考的抄件。

     ⑶上级征求意见未定稿的文件。

     ⑷重份文件。

     ⑸无查考价值的事务性、临时性文件。

     ⑹未经会议讨论，未经学校领导审批的未生效文件，一般性文件历次修改稿，铅印文件各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。

     ⑺从正式文件、电报上摘录的供参考的非证明材料。

     ⑻无特殊价值的信件，一般性表态、询问、一般性问题、提出一般性意见的人民来信。

     ⑼学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。

     ⑽非本校隶属机关抄送的不需办理的文件。

     三、立卷流程

     1．形成积累

     ⑴学校各部门、单位都是立卷单位，都要负责收集、积累文件材料，到期归口立卷。

     ⑵各立卷单位根据本单位历年文件材料形成的规律，参照学校各类文件材料的立卷归档范围规定，编制本单位案卷类目。

     ⑶每个立卷单位的专、兼职档案人员，平时应严格按照文书处理制度做好文件材料的收集、质量把关工作，并督促、指导本单位有立卷任务的干部、教师做好平时文件材料积累工作。

     2.立卷前的检查

     ⑴检查案卷文件成份。检查文件是否收集齐全、完整，及时催补缺少的材料。同时检查有无不需要立卷的文件材料，如果有应当清除。检查纸张、墨迹、材料是否符合质量标准。

     ⑵检查案卷文件的联系。依据案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一、相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。

     ⑶检查案卷文件保存价值。查看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

     ⑷检查案卷页数。一般不超过150页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷。问题单一，文件数量少者可以组薄卷。

     3.立卷分类

     ⑴分年度

     先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件材料归入形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的规划、计划，一般归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。

     ⑵分问题

 将文件按年度分开之后，对同一年度的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。

     ⑶分期限

 将文件按照规定的不同保管期限分开。

     4.立卷组合

     各立卷单位把文件材料按年度、问题分开后，对各类文件材料进行组卷。立卷一般以问题为主要特征进行区别。即不同问题不放在一卷之内，同一问题页数太多又可根据不同保管期限等其他特征再分别立卷。

     ⑴会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷或数会一卷。

     ⑵非诉讼案件材料，按立案问题或以人为单位立卷，根据文件数量多少，可以一案一卷或一案数卷；一人一卷或一人多卷。

     ⑶人民来信材料，可按信件作者，信件处理形式或信件所反映的问题立卷。

     ⑷统计报表、名册等文件，按照格式、名称立卷，根据文件的数量，可组成一卷或数卷。

     ⑸学校管理和业务活动形成的业务文件、调查材料等，一般按单一问题立卷。 

     ⑹工作计划、总结等文件，一般可按责任者或文件种类立卷。

     ⑺简报按名称或期号立卷。数量少的，同一种简报可组成一卷，数量多的同种简报可组成数卷。

     ⑻科研文件材料按课题立卷，视材料多少，可一题一卷或一题数卷。

     ⑼产品生产与科技开发文件材料按产品立卷，每个产品项目组成一卷或多卷。 

     ⑽基建文件材料按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。

     ⑾仪器设备类文件材料按设备项目组卷，每项设备组成一卷或多卷。

     ⑿出版类文件材料按书刊名称组卷，一本书、一期刊物组成一卷或数卷。

     ⒀会计档案文件材料、帐簿维持原来状态一册一卷；工资表根据数量，每月多卷；会计凭证根据数量，每月若干卷；会计报表，不同种类分别组卷。

     ⒁声像载体类文件材料中的纸质材料按制作项目立卷；其他声像载体文件材料首先区分不同载体类型，同一载体按幅面尺寸大小再分类，同一尺寸某种载体文件材料再按内容分类。

     5.卷内文件材料的排列方法

     卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。

     ⑴批复、批示在前，请示、报告在后。

     ⑵正件在前，附件在后。

     ⑶正本（印件）在前，定稿（最后修改确定下来，经领导签批的手稿）在后。 

     ⑷转发件在前，被转发件在后。

     ⑸案件结论性材料在前，依据性材料在后。

     其他文件材料按时间顺序排列。

     6.填写卷内文件目录

     顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

     文  号：文件制发时标明的文号。

 责任者：形成该文件的单位或署名。

     题  名：文件标题。一般应照抄。没有标题或标题不能说明文件内容的，立卷者可自拟标题，外加“[  ]”号。

     日  期：文件形成的时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日的数字后右下角加“·”。

     页  号：卷内文件统一编制的起止页号。

     7.复查。

     对分类、排列、组合案卷是否合乎规范要求，立卷单位分管领导审查后，档案馆复查。如果合格即可装订，不合格进行修正。

     8.装订

     ⑴装订前的规范化整理

     将每份文件材料金属物去除（大头针、装订钉、书钉等）。

     逐页检查文件规格是否合乎标准规格A4纸张，规格不同的要进行加工处理。大于A4的，边上无字的要用裁刀裁成标准A4大小；边上有字不能裁的，要折叠取齐成 A4大小；小于A4的要用空A4白纸托裱；装订线有字或破损的要加边、修补或裱糊。

     基建等图纸大于卷盒的，以手风琴式折叠成4号图纸的规格。

     ⑵装订

     用线绳、采取三孔一线法装订。

     9.编页号

     原来已有统一页号，不必再编写。

     卷内文件不论单面或双面只要有书写的文字，均应一页编一个页号。页号的位置在每页材料非装订线一侧的下角。

     10.加盖档号章

     卷内文件应逐件加盖档号章，填写各项目。档号章盖在每件文件首页的右上角。卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。

     11.填写备考表

     填写卷内文件缺损、修改、补充、销毁等情况。当案卷移交给档案馆之后，再发生或发现上述情况，则由档案馆填写并签名，标注时间。

     立卷人：由本卷组卷人签名。

     检查人：由对案卷质量进行审核者签名。

     12.拟写案卷标题

     要求结构完整。一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文件种类）。除会议文件外，不得用“XXX文件材料”；除一般函件外，不得用“XXX来往文书”；除了非诉讼案件材料外，不得用“XXX案件”。

     标题拟好后，写在纸条上夹在卷内即可，案卷封面标题，由档案馆统一写（印）。

     四、归档

     1．验收

     立卷部门在规定时间内将整理好的案卷交档案馆验收。合格后填写移交目录。 

     2．移交

     验收合格的档案送到档案馆，并办理移交手续，移交目录由立卷单位和档案馆人员签名后，各执一份存查。