根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》及《高等学校档案工作规范》等法规的规定，结合大连大学档案工作的实际，制定档案馆职责。

一、负责管理本校的档案

（一）档案与资料的收集

1、本校形成的党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、生产、干部、工人、人物、声像、实物等15大类档案和对我校工作有重要参考价值的资料应当收集归档，集中管理。

2、本校机关部门、院系、附属单位形成的档案，按年度归档的要在次年6月底前收集归档；按学年度归档的要在次年寒假前收集归档；会计档案在财务处保存两年后收集进馆；科研、基建档案在项目鉴定、验收结束后两个月内收集归档；人事档案材料在形成后一个月内收集归档；特别珍贵的档案可以随时收集归档。

3、归档前档案馆人员须对各部门、院系的兼职档案员进行分类、组卷等工作的培训与指导，保证应归档的文件材料齐全、完整、质量符合规范标准要求、手续完备、真实可靠。凡不合格的档案要认真进行整改或返工。

4、移交档案时，档案馆人员要认真验收，保证数量齐全、质量达标、归档及时、交接手续完备。

5、为了保证归档齐全、完整，档案馆有关人员要参加基建工程竣工验收、科研项目鉴定等活动。

6、除向有关部、处、室收集各类内部资料外，要按时订阅必备资料，定期到市、区相关部门征集、购买资料。

（二）档案的整理

1、根据教育部《高等学校档案工作规范》、中央组织部《干部档案条例》及《大连大学档案工作规范》的要求，对收集进馆的初步整理的档案进行进一步规范化整理工作，打印卷内目录、编目、编号、装订、排架、输入微机等。

2、档案人员的整理工作要做到区分全宗、分类准确、组卷合理，保持文件之间的历史联系，便于保管与利用，剪裁加工符合规范，目录清楚准确、排列有序。

（三）档案的鉴定

1、鉴定工作要判别档案的价值、确定档案的保管期限、鉴别保存期满的档案是否还有保存价值和决定销毁无价值的档案。

2、档案形成部门在组卷时初步判别档案保管期限，归档后，档案馆人员进行复核，按照相关标准，确定保管期限，要逐卷逐件进行分析判断、确保万无一失。

3、档案鉴定要用全面的观点、历史的观点、发展的观点以及效益的观点看待档案的价值；要根据来源、内容、形式和相对价值等标准来判断档案的价值；要保证馆藏档案能够全面地、准确地、系统地反映大连大学各方面工作的历史面貌，去粗取精、去伪存真；既要按期根据规定销毁已无保存价值的档案、又要杜绝错将有保存价值的档案销毁。

（四）档案的保管

1、档案保管主要是做好库房内日常的科学管理，采取保护档案安全、延长其使用寿命的专门措施，做好档案的保护工作。

2、根据全宗原则，对馆藏档案进行系统化整理与管理，使档案存放条理清晰，便于管理与查找，做到同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆。

3、做好档案安全保护工作，严格按照国家标准控制温度、湿度，严格防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，以确保永久、长期保存的档案最大限度的延长使用寿命。对已损伤的档案及时修补复制。

4、科学地维护、保养、使用空调、去湿机、自动报警、自动防火等设备。

（五）档案的检索

1、根据档案的内容和形式特征对档案进行著录与标引，完善检索工具。

2、加强档案信息化建设，充分利用现代化管理手段，逐步实现微机检索。

3、提高检全率、检准率和检出速度，降低漏检率、误检率。

（六）档案的编研

1、编研工作是以馆藏档案为对象，以满足社会利用档案信息为目的，在研究档案内容的基础上，编辑档案参考资料、校史资料、撰写论文或著作。

2、协助学校相关部门编写组织沿革、数字汇集、专题概要、学校简史等材料。

（七）档案的统计

1、档案统计工作的任务是：对档案、档案工作、档案人员的规模、水平、结构、速度、比例关系进行统计调查、整理和分析。平时建立原始记录、统计台帐，年终填报国家档案统计报表。

2、统计工作应做到及时、准确、系统，不虚报、不瞒报、不漏报。同时根据统计中发现的问题，及时整改，不断提高档案工作水平。

（八）档案的利用

1、利用工作是档案工作的中心环节，是档案工作的最终目的，是衡量档案馆业务水平的尺度。为做好利用工作必须树立现代意识，拓展功能，充分开发档案信息资源，为领导决策服务，为教学、科研以及管理工作服务。

2、为社会有关部门、单位和毕业生提供有关证据和参考资料。

3、正确处理利用与保密，利用和保护档案的关系，充分发挥档案的作用。要做好档案利用效益登记和档案利用效果分析工作。

二、负责管理本校档案工作

（一）宣传贯彻国家档案工作政策、法规，提高全校人员，特别是各级领导和专兼职档案人员的档案意识，积极利用校内宣传媒体，使广大师生员工了解档案的意义与作用，以及公民在档案方面权利和义务等。

（二）制定档案工作长远规划和近期奋斗目标。组织工作研讨会，总结经验，查找不足，制定切实可行的整改方案，不断提高工作水平。

（三）制定档案工作的制度、规范，定期对档案制度执行情况进行检查、分析。

（四）负责对专、兼职档案人员的培训。档案馆各类档案分管人员负责对相关兼职档案人员进行具体业务指导。档案馆所有专职人员必须持有大连市档案局以上机关发给的岗位培训结业证书，并须每年完成继续教育规定的学时。

（五）做好档案保密工作。对档案人员和来馆查阅涉密档案的人员进行保密教育工作，使他们懂得保密法的相关内容，承担保密义务。档案馆协同党委工作部、人事、纪委、科研处、学校办公室等部门做好档案划密、降密、解密工作。保证档案秘密不泄露、不丢失。

（六）开展档案理论研究。组织档案人员对档案学科理论和工作技能进行学习、研究、交流。

（七）加强档案信息化建设，为实现档案管理的现代化奠定基础。

（八）做好“三育人”工作。